Neue Excel-Reisekostenabrechnung 2019 – Neuheiten und Pauschalen

Das Tool „Excel-Reisekostenabrechnung 2019“ ist seit Mitte Januar erhältlich. Neben neuen Funktionen hat das Finanzministerium mal wieder veränderte Sätze für den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen ins Ausland verabschiedet. Bei insgesamt 33 Ländern gibt Veränderungen, auch Länder in Europa sind betroffen.

Alle Details erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Neuheiten ab der Version 2019

Auch das Jahr 2019 bringt wieder einige Neuerungen im Bereich Reisekostenabrechnung. Neben der Aktualisierung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen (siehe nächster Abschnitt), hat unser Excel-Abrechnungstool wieder neue Zusatzfunktionen bekommen.

In der seit Mitte Januar erhältlichen 2019er Version kann die Excel-Vorlage zwischen Deutscher und Englischer Sprache mit nur einem „Klick“ umgestellt werden. Dabei werden nicht nur alle Bezeichnungen, sondern auch die mehr als 230 Länder bzw. Reiseziele in Englischer Sprache angezeigt. Dies ermöglicht nun auch Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern diese Vorlage einsetzen zu können, ohne erst zeitaufwendige Übersetzungen zu erstellen oder die Reisenden aufwendig zu schulen.

Ferner besteht ab sofort die Möglichkeit über unseren Online-Shop auch mehrere Lizenzen (z.B. für mehrere Mitarbeiter) in einem Vorgang bestellen zu können. Dabei werden attraktive Mengenrabatte angeboten (klicken Sie auf der Bestellseite einfach auf den Link „Mengenrabatt“ und schauen sich die Preisstaffel an).

Bestandskunden, die bereits eine Vorversion besitzen, erhalten wie üblich 25% Rabatt auf die neue Version. Kontaktieren Sie uns für einen entsprechenden Rabatt-Gutschein-Code

Grundlage für die neue und einfache Möglichkeit Mehrfachlizenzen erwerben zu können, ist die Einführung eines speziellen Lizenzierungsverfahrens. Sie erhalten beim Kauf einen Lizenzschlüssel und müssen ihre Excel-Vorlage beim ersten Öffnen einmalig für den jeweiligen Computer registrieren.

„Excel-Reisekostenabrechnung“ von Fimovi

Ein weiterer Vorteil dieses neuen Lizenzierungsverfahrens ist es, das von nun an auch eine kostenlose Testversion des Tools „Excel-Reisekostenabrechnung“ erhältlich ist. Diese ermöglicht es ihnen die volle Funktionalität der Vorlage für 14 Tage vollumfänglich zu testen.

Eine Einschränkung (die wir an dieser Stelle aber nicht verschweigen möchten): Die Excel-Vorlage ist nicht mehr kompatibel mit Excel für Mac (Systemanforderung: Mindestens Excel 2010 für Windows)

Veränderte Pauschalen für 33 Länder

Das aktuelle Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen (siehe Link unten), enthält für alle Länder die ab dem 1. Januar 2019 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen.

Original BMF-Schreiben vom 8. November 2018 (BStBl I S. 1457)

Dabei hat der Fiskus für 2019 für die Mehrheit der neubewerteten Länder den absetzbaren Verpflegungsmehraufwand heraufgesetzt. Es gibt aber auch einige Ziele, wo Geschäftsreisende in Zukunft nur noch geringere Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung als im Vorjahr geltend machen dürfen.

Nicht vergessen werden dürfen die neuen Sachbezugswerte für 2019, auf die das BMF-Schreiben nicht eingeht. Dabei stehen für die Reisekostenabrechnung vor allem die erhaltenen Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- od. Abendessen) im Vordergrund.

Erhält ein Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeiten diese Mahlzeiten kostenfrei, müssen diese in der Lohnabrechnung erfasst werden. In der Praxis wird der geldwerte Vorteil (= Sachbezugswert) bei Auszahlung der Reisekosten mit der Reisekostenvergütung verrechnet oder vom Nettoarbeitslohn mit Vermerk auf der Lohnabrechnung einbehalten.

Die aktuellen Werte für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten betragen:

Frühstück: 1,77 EUR (bisher 1,73 EUR)
Mittag-/Abendessen: 3,30 EUR (bisher 3,23 EUR)

Ohne hier auf alle Änderungen im Detail einzugehen, am wichtigsten für Dienstreisende dürften die für einige europäische Staaten beschlossenen Änderungen der Spesen sein. Wer beispielsweise für Griechenland eine Übernachtungspauschale geltend macht, kann statt wie bisher 89 Euro in Zukunft mit 135 Euro einen deutlich höheren Betrag geltend machen.

Auch andere Sätze für Österreich, Polen und Spanien

Für unser direktes Nachbarland Österreich sind die Sätze leicht erhöht worden: von 36 Euro auf 40 Euro für den vollen Kalendertag, von 24 auf 27 Euro für die Tage der An- und Abreise sowie von 104 Euro auf 108 Euro für Übernachtungen. Für Polen haben sich einzelne Beträge geändert. So stieg in Breslau der Übernachtungssatz von 92 Euro auf 117 Euro an. Danzig und Warschau wurden leicht teurer, Krakau dafür günstiger. Im übrigen Polen beträgt die Pauschale für Übernachtungen nun 60 Euro statt wie bisher 50 Euro.

Veränderungen gibt es auch bei Spanien als Zielland. Deutlich mehr Geld erhalten 2019 Geschäftsreisende, die es auf die Kanarischen Inseln zieht. Erhöhte Beträge gelten auch für Barcelona, Mallorca und das übrige Spanien. Leicht gefallen sind die Pauschalen hingegen für Madrid.

Übrigens: Für alle Länder, die nicht in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums genannt sind, gilt der für Luxemburg maßgebliche Pauschbetrag.

Was bei den Pauschalen zu beachten ist

Welche Sätze jeweils angewendet werden, ergibt sich vereinfacht dargestellt, nach den folgenden Regeln:

  • Handelt es sich um reine An- oder Rückreisen ohne Tätigwerden, bestimmt sich der Pauschbetrag jeweils nach dem Ort bzw. Land, welches der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.
  • Wurde der Dienstreisende hingegen tätig, wird bei An- und Abreise in der Spesenabrechnung der Betrag des jeweils letzten Tätigkeitsortes eingesetzt.
  • Für ganze Tätigkeitstage, die nicht auf einen Anreise- oder Abreisetag fallen und die der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, sind die in der Tabelle genannten Beträge für den jeweiligen Ort maßgebend.
  • Kommt ein Reisender von einer mehrtägigen Auslandsreise zurück und begibt sich noch am selben Tag auf eine weitere eintägige oder mehrtägige Auswärtstätigkeit, so ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Hier erhalten Sie die aktuelle Excel-Reisekostenabrechnung

Ausführliche Informationen zu diesem Excel-Tool finden Sie auf unseren Produktseiten. Dort gibt es auch ein kurzes Video so wie die Möglichkeit eine kostenlose Testversion anzufordern.

Bestellen können Sie die Excel-Vorlage schnell und einfach hier.