Erstellen einer Liquiditätsplanung mit Excel

Eine Liquiditätsplanung ist in allen Unternehmen, unabhängig von deren Größe, von zentraler Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit zur Vermeidung einer Insolvenz, sondern auch um die Ermittlung des kurz- und mittelfristigen Kapitalbedarfs sowie um die Optimierung aller Zahlungsströme.

In diesem Beitrag finden Sie alle erforderlichen Hintergrundinformationen zum Thema Liquidität sowie praktische Hinweise, wie Sie eine aussagekräftige Liquiditätsplanung mit Excel erstellen können und worauf Sie dabei achten müssen.

Diese Dinge erfahren Sie in unserer Übersicht Liquiditätsplanung:

Was Liquiditätsplanung ist und wozu sie dient

Die Liquiditätsplanung vermittelt einen Überblick, wie sich die Zahlungsfähigkeit kurz- und mittel­fristig entwickelt. Sie versetzt Unternehmen in die Lage ihre Zahlungsflüsse so zu steuern, dass sie ihre finanziellen Verpflichtungen jederzeit erfüllen können.

Die Liquiditätsplanung dient dazu, die voraussichtliche Liquidität eines Unternehmens für einen definierten zukünftigen Zeitpunkt oder Zeitraum vorherzusagen. Sie ist gleichzeitig Frühwarn­system und Steuerungsinstrument.

Eine aussagefähige Liquiditätsplanung besteht nicht nur aus der Eingabe aller in der Zukunft erwarteten Zahlungsein- und Zahlungsausgänge (= PLAN-Daten), sondern berücksichtigt immer auch IST-Daten, d.h. alles was bereits in der Buchhaltung bis zum Planungszeitpunkt erfasst wurde (z.B. aktuelle Kontostände bzw. Banksalden, offene Posten etc.).

Warum Liquiditätsplanung wichtig ist

Die Liquiditätsplanung dient der Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens. Durch sie soll rechtzeitig ein Liquiditätsengpass erkannt werden, so dass frühzeitig entsprechende Ge­genmaßnahmen eingeleitet werden können. Grobe Fehler im Rahmen einer solchen Liquiditäts­planung können zur Insolvenz des Unternehmens führen.

D.h. es gibt nicht nur betriebswirtschaftliche, sondern auch rechtliche Gründe warum sich ein Geschäfts­führer oder CFO intensiv mit der Liquiditätsplanung beschäftigen muss. Die Zahlungs­unfähigkeit ist allgemeiner Eröffnungsgrund für das Insolvenzverfahren (§ 17 Abs. 1 InsO).

Eine vorausschauende Dokumentation des Unternehmensgeschehens durch eine adäquate Finanz- und Liquiditätsplanung ist erforderlich, weil mit der Insolvenzordnung (InsO) seit 1.1.1999 die Gläubigerrechte eingeschränkt wurden und auch drohende Zahlungsunfähigkeit als Insol­venzantragsgrun gilt (§ 18 InsO). Während die drohende Zahlungsunfähigkeit ein Antragsrecht begründet, führen sowohl Zahlungsunfähigkeit als auch Überschuldung bei Kapital- und Personengesellschaften ohne „natürliche Vollhafter“ zu einer insolvenzrechtlichen Antragspflicht (§ 15a InsO). Zur Vertiefung wird der IDW Prüfungsstandard zur Beurteilung der Insolvenzreife eines Unternehmens empfohlen (vgl. IDW S 11 sowie IDW Positionspapier FN 4/2015, 202 vom 08.04.2015).

 

Goldene Unternehmerregel:  Liquidität geht vor Rentabilität

Man kann je nach Eigenkapitalausstattung durchaus mehrere Jahre Verluste erzielen, Zahlungsunfähigkeit führt aber direkt in die Insolvenz.

 

Um die aktuelle und zukünftige Zahlungsfähigkeit beurteilen zu können, sind zwingend ein Finanzstatus sowie ein darauf aufbauender Finanzplan (hier insbesondere die enthaltene Liquidi­tätsplanung) erforderlich. Mehr Informationen zur Prüfung der Zahlungsunfähigkeit finden Sie bei unserem Tool „Liquiditätsplanung PREMIUM“, mit dem dies nach den Vorgaben des IDW S11 problemlos möglich ist.

Darüber hinaus gibt es weitere wichtige Gründe, warum ein Geschäfts­führer oder CFO sich intensiv mit der Liquiditätsplanung beschäftigen muss. Wenn er den Zeitpunkt der Insolvenzantragsstellung hinauszögert, kann der Geschäftsführer den Gläubi­gern persönlich mit seinem Privatvermögen haften. Zu allem Überfluss trägt der Geschäftsführer auch noch die Beweislast dafür, dass er den Insolvenzantrag nicht schuldhaft verschleppt hat.

Unterschied Liquiditätsplan, Finanzplan und Businessplan

Häufig geht es wild durcheinander bei der Verwendung der Begriffe Liquiditätsplan, Finanzplan und Businessplan. Da es aber um völlig verschiedene Planungen bzw. Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten und vor allen Zielsetzungen geht, hier kurz die wichtigsten Unterschiede.

Der Businessplan

Beim Businessplan handelt es sich im Grunde um das umfangreichste Planungsdokument. Er enthält (textliche) Informationen zum kompletten Unternehmen, d.h. einschließlich Details zum Geschäftsmodell, zum Team, den Märkten, der Wettbewerbssituation, der Marketingstrategie u.v.m. Ein vollständiger Businessplan wird meist bei Gründung und bei späteren Finanzierungsrunden für Banken, Investoren und Fördermittelgeber erstellt.

Ein Bestandteil dieses Businessplanes ist der Finanzplan (meistens das letzte Kapitel), d.h. die zahlenmäßige Zusammenfassung der aktuellen und zukünftigen Unternehmenssituation.

Der Finanzplan

Der Finanzplan hat die Aufgabe die qualitativen Aussagen im Businessplan in quantitative Übersichten zusammenzufassen. Im Wesentlichen geht es in der Finanzplanung um die Darstellung der aktuellen und zukünftigen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage basierend auf den im Businessplan erläuterten Annahmen (z.B. zu Absatzmengen, Preisen, Kosten, Investitionen etc.).

Der Finanzplan enthält dazu unter anderen die 3 wichtigen Übersichten Gewinn- und Verlustrechnung (zeigt Höhe und Zustandekommen des Erfolges => Ertragslage), den Cashflow bzw. die Liquiditätsübersicht (zeigt, ob die Geldmittel jederzeit zur Bezahlung aller laufenden Verbindlichkeiten ausreichen => Finanzlage) sowie die Bilanz (zeigt primär das Verhältnis von Vermögen zu Schulden => Vermögenslage).

Der Liquiditätsplan

Der Liquiditätsplan ist somit ein (wenn nicht sogar der wichtigste) Teilbereich der Finanzplanung. Warum verwendet man dann nicht einfach die Liquiditätsübersicht aus dem Finanzplan, also der vollständigen Unternehmensplanung?

Die Hauptgründe für eine separate Erstellung einer detaillierten Liquiditätsübersicht liegen in der meist unterschiedlichen Periodizität sowie der Integration unternehmensinterner Datenquellen (z.B. aus der Buchhaltung bzw. dem Rechnungswesen).

Während die oft mehrjährige Finanzplanung i.d.R. auf Monatsbasis gemacht wird, ist für eine kurz. bis mittelfristige Liquiditätsplanung eine wöchentliche Aktualisierung empfehlenswert. Sobald Daten aus der Finanzbuchhaltung integriert werden, ist sogar eine tagesgenaue Vorlage notwendig, weil ansonsten bspw. die offenen Kunden- und Lieferantenforderungen gar nicht genau genug zugeordnet werden können. Hat man Ein- und Auszahlungen auf Tagesbasis erfasst ist natürlich jederzeit eine Aggregation zu Wochen oder Monaten möglich (nicht aber umgekehrt). Mehr dazu im Abschnitt „Aktualisierungsintervall und Betrachtungszeitraum“.

Entwicklung einer Liquiditätsvorschau

Aufbau und Bestandteile

Der allgemeine Grundaufbau einer jeden Liquiditätsplanung ist relativ simpel und lässt sich schematisch folgendermaßen darstellen:

Abb. 5.1: Grundaufbau einer Liquiditätsplanung

Die Eröffnungsbilanz entspricht dabei dem Anfangsbestand auf Konten und Kassen. Dazu werden dann die voraussichtlichen Zahlungseingänge zur Fälligkeit (= Einzahlungen) addiert und die voraussichtlichen Zahlungsausgänge zur Fälligkeit (= Auszahlungen) abgezogen. Auf diese Weise erhält man für jede Periode den Endbestand auf Konten und Kassen. Der Endbestand von Periode 1 entspricht dabei natürlich dem Anfangsbestand von Periode 2 usw. Aus diesem Grund nennt man den Schlussbilanzwert auch Saldenvortrag.

Für die eigene Planung empfiehlt es sich, alle Auszahlungen immer mit einem negativen Vor­zeichen zu versehen (in der Abbildung werden nach internationaler Konvention negative Zahlen in Klammern dargestellt). Dies hat zwei entscheidende Vorteile:

  1. Sie können zur Ermittlung des Schlussbilanzwertes eine einfache Summenformel ver­wenden und
  2. Auch Externe erkennen sofort, ob ein Mittelzufluss- oder -abfluss vorliegt. Denken Sie bspw. an die Position „Umsatzsteuerzahlungen“. Hier können (Aus-)Zahlungen aber auch (Vorsteuer-)Erstattungen (= Einzahlungen) vorkommen.

Als Betrachtungsperiode kommt grundsätzlich z.B. der Tag, eine Woche, ein Monat, ein Quartal oder auch ein ganzes Jahr in Frage. Der Mechanismus bleibt aber immer derselbe.

Was gehört in eine Liquiditätsplanung

In der Liquiditätsplanung wird einzig auf Zahlungen abgestellt. Es sollte deshalb selbst­verständlich sein, dass nicht-zahlungswirksame Geschäftsvorfälle bzw. Buchungen wie bspw. Veränderungen der Rückstellungen (Zuführungen und Auflösungen), Abschreibungen, oder auch kalkulatorische Kosten und Erlöse nicht berücksichtigt werden dürfen.

Trotz des einfachen Grundaufbaus liegt die eigentliche Herausforderung nun darin, die einzelnen Einzahlungs- und Auszahlungspositionen erstens vollständig zu erfassen (es darf nichts vergessen werden!) und zweitens für die einzelnen Zahlungen deren Fälligkeiten zu prognostizieren (und zwar deren betragsmäßige Höhe und Zeitpunkt(e)).

Bestandteile einer Liquiditätsplanung

Bei den Mittelzuflüssen sind die Zuflüsse aus den geplanten Umsatzgeschäften ebenso zu berücksichtigen wie alle sonstigen einzahlungswirksamen Vorgänge. Hierzu zählen bspw. auch Maßnahmen der Kapitalbeschaffung durch Fremdkapitalaufnahme (Kreditaufnahmen) oder durch Zuführungen der Gesellschafter (Gesellschafterdarlehen, Kapitalerhöhungen, Zuzahlungen in das Eigenkapital oder Ertragszuschüsse). In beiden Fällen muss jedoch die erforderliche Sicher­heit für die Realisierung solcher Maßnahme im Planungszeitraum bestehen. Dies gilt auch für weitere Finanzierungsmöglichkeiten wie Sale-and-Lease-Back-Geschäfte, Factoring oder ggf. den Verkauf von Teilen des nicht betriebsnotwendigen Sachanlage- und Finanzanlage­vermögens.

Im Planungszeitraum sind sowohl die Mittelabflüsse aus bereits bestehenden wie auch aus neu begründeten Verpflichtungen zu berücksichtigen.

Im Rahmen der Aufstellung bzw. Aktualisierung der Liquiditätsplanung ist es erforderlich alle Zahlungsströme genau zu analysieren. Dies ist ein permanenter Prozess, der je nach gewählter Periodizität der Planung täglich, wöchentlich oder monatlich stattfindet.

Die Daten die hierzu verwendet werden sind neben dem aktuellen Bankkontostand (ggf. auch mehrere Bankkonten) die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren = ausste­hende Gelder von den Kunden) und die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kre­ditoren = Schulden gegenüber den Lieferanten).

Diese Informationen mit ihren jeweiligen Fälligkeiten enthält die (Finanz-)Buchhaltung. In der Regel lässt man sich bei jeder Aktualisierung der Liquiditätsplanung aus der Fibu- bzw. ERP-Software eine sog. Offene-Posten-Liste (OPOS) und zwar sowohl für Forderungen, als auch für bestehende Verbindlichkeiten erzeugen.

Daneben gibt es eine Reihe weiterer Auszahlungen die noch nicht in der Buchhaltung abgebildet sind wie z.B. Abbuchungen für Leasing, Mieten, Nebenkosten, Steuervorauszahlungen, Versi­cherungsprämien, Zinsen, Tilgungen etc.

Vorsicht: Oftmals wird bei der Liquiditätsplanung nur die Gewinn- und Verlustrechnung berück­sichtigt. Dies führt dazu, dass Zahlungsströme die nur die Bilanz tangieren leicht übersehen werden und dann „plötzlich und unerwartet auftauchen“. Ein solches Versäumnis stellt dann eine echte Herausforderung an die Liquidität des Unternehmens dar und kann schwerwiegende Kon­sequenzen haben.

Zu den typischen Positionen aus dieser Kategorie gehören u.a. die Bezahlung der Um­satzsteuer­zahl­last (in der Liquiditätsplanung werden immer Bruttobeträge, also inkl. Umsatz­steuer, betrachtet!), Darlehenstilgungen, Aufstockung der Vorräte bzw. des Lagers und vor allem Investi­tionen.

In die Planung fließen sowohl IST-Daten (alles was bereits in der Buchhaltung erfasst ist) als auch PLAN- oder Prognose-Daten ein wie beispielsweise zukünftige Umsätze, Kosten, Investi­tionen etc.

Daher ist es meistens kaum möglich in einem ERP-System eine Liquiditätsplanung durchzu­führen. In klein- und mittelständischen Unternehmen sind IST- und Planungswerte fast immer in getrennten Systemen vorhanden (Buchhaltungssoftware, Finanz- oder Budget­planungstool, Excel-Tabellen etc.).

Schließlich muss in der Liquiditätsplanung zwingend die Möglichkeit bestehen, die Werte aus den Vorsystemen wie Buchhaltung oder Unternehmensplanung hinsichtlich ihrer Einzelbeträge und Zahlungszeitpunkte manuell anpassen zu können. In der Buchhaltung ist dies nicht ohne weiteres möglich. Eine Automatisierung ist grundsätzlich nicht möglich, da die manuelle Anpassung der Werte aufgrund von persönlichen Erfahrungen und neuen Tatsachen jederzeit möglich sein muss (mehr dazu im Abschnitt „Automatische Liquiditätsplanung“).

Aktualisierungsintervall und Betrachtungszeitraum

Eine rollierende, detaillierte Liquiditätsplanung über mindestens 3 Monate (12 Wochen) hat sich als hilfreich erwiesen. Dieser Zeitabschnitt ist noch relativ gut und genau planbar und erlaubt auch noch ein rechtzeitiges Gegensteuern bei etwaigen zu erwartenden Lücken.

Die Annahme, dass Liquiditätsengpässe innerhalb von drei Wochen beseitigt werden können, ist zu bezweifeln und häufig ein Wunschgedanke der Geschäftsführung. Maßnahmen wie zusätz­liche Bareinlagen der Gesellschafter, neue Kredite, Verkauf von Aktiva oder Stundungen von Gläubigern haben häufig einmaligen Charakter. Auch lassen sich die Erfolgswahrscheinlichkeiten derartiger Maßnahmen i.d.R. nicht aus der Vergangenheit ableiten. Zudem kann deren Umset­zung länger als gedacht dauern und deshalb für eine bestehende oder drohende Liquiditätslücke ggf. keine Wirkung mehr zeigen.

Was das Aktualisierungsintervall angeht sollte man zwischen einem „normal“ laufenden Geschäfts­betrieb und Krisensituationen mit angespannter Liquiditätslage unterscheiden.

Im ersteren Fall reicht in der Regel eine Planung und Aktualisierung auf Monatsbasis. Es macht sogar Sinn, in einem derartigen Fall die Liquiditätsplanung zu einer integrierten Unternehmens­planung zu erweitern, die dann auch Plan-Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Plan-Bilanz enthält.

Erstellung einer integrierten Mehrjahresplanung inkl. GuV und Bilanz

Fimovi bietet für die Erstellung einer bis zu 5-jährigen inte­grierten Finanzplanung mit dem „Excel-Finanzplan-Tool PRO“ ein kosten­günstiges, einfach zu bedienendes Werkzeug. Das Tool wurde von unabhängigen Wirtschaftsprüfern IDW PS 880-zertifiziert.

Mehr zu dieser Excel-Software erfahren Sie auf der Seite:
https://financial-modelling-videos.de/excel-finanzplan-tool-pro/

In Zeiten knapper Liquidität sollte eine Aktualisierung der Planung mindestens wöchentlich erfolgen. Bei Praktikern ist ein Planungsschema auf Kalenderwochenbasis sehr verbreitet und auch häufig zielführend, da innerhalb dieser Zeitspanne häufig viele Ein- und Auszahlungsvorgänge stattfinden sich aber auch Informationsänderungen ergeben, die eine Nachjustierung erforderlich machen (z.B. erfolgreiche Stundungsverhandlungen, Kreditzusagen von Banken etc.).

Ihre Planungstabellen sollten in der Lage sein, diese Zeitintervalle flexibel abbilden zu können. Dabei ist zu beachten, dass man aufgrund des rollierenden Charakters ständig neue IST-Daten hinzufügen und gleichzeitig die Planung nach hinten hinaus „verlängern“ kann.

Um alle Periodizitäten im Rahmen der Liquiditätsplanung abbilden zu können, gibt es das Excel-basierte „Liquiditätstool“ von Fimovi auf Tages-, Wochen und auch auf Monatsbasis (Details dazu hier). Das PREMIUM-Excel-Tool von Fimovi arbeitet aufgrund des automatisierten Imports der Fibu-Daten auf Tagesbasis. Die Daten werden aber auch aggregiert zu Kalenderwochen und Monaten dargestellt (mehr zum automatisierten Import in der „Liquiditätsplanung PREMIUM).

Spezial-Software oder Excel zur Liquiditätsplanung

Automatische Liquiditätsplanung mit einer Softwarelösung

Häufig werden wir gefragt, ob es nicht ein System bzw. eine Software gibt, die automatisch eine genaue Liquiditätsplanung auf „Knopfdruck“ erstellen kann. Die klare Antwort lautet „NEIN“, was immer auch (große) Softwarehersteller ihnen versprechen.

Der Grund ist relativ einfach. In einer vorausschauenden Liquiditätsplanung werden immer (objektive) IST-Daten (z.B. aktuelle Kontostände, OPOS, Kreditlinien etc.) mit (subjektiven) PLAN-Daten und -erwartungen für die zukünftigen Wochen gemeinsam analysiert. Während teure und professionelle Softwaresysteme ihnen zwar möglicherweise die IST-Daten zusammenstellen und ggf. konsolidieren können, ist die (tatsächliche) zukünftige Freigabe von z.B. Auszahlungen immer mit einer persönlichen Einschätzung verbunden.

Anmerkung: Das automatisierte Einlesen von hunderten von offenen Posten für Debitoren und Kreditoren aus beliebigen Fibu- bzw. ERP-Systemen ist auch mit unserem Excel-Produkt „Liquiditätsplanung PREMIUM“ möglich.

Nur Sie kennen ihre Kunden und Lieferanten genau und können bei diesen z.B. in einem persön­lichen Gespräch beschleunigte Einzahlungen oder insbesondere auch die Verzögerung oder Auf­teilung von fälligen Auszahlungen besprechen. Gleiches gilt in akuten Krisensituationen auch für etwaige Lohn- und Gehaltsreduzierungen bei eigenen Mitarbeitern. Diese Analyse- und Ent­scheidungsprozesse müssen jede Woche neu von ihnen persönlich durchgeführt werden, das kann ihnen keine Software abnehmen.

Die Vorteile von Excel im Rahmen der Liquiditätsplanung

Häufig behaupten Softwareanbieter, Excel-basierte Planungslösungen seien fehleranfällig, was viele Unternehmer zu Unrecht beunruhigt.

Fakt ist, dass sich die häufig nachgesagte Fehleranfälligkeit solchen Excel-Lösungen weitgehend beseitigen lässt, sofern einige Grundsätze zur ordnungsgemäßen Erstellung von Excel-basierten Planungsmodellen beachtet werden und entsprechende Kontrollzellen und Plausibilitätschecks eingefügt werden.

Abb. 6.1: Erstellung einer Liquiditätsplanung mit Excel – Vorteile

Werbeslogans wie „Ersetzen Sie Ihre Excel-Tabelle durch eine automatische Liquiditätsplanung“ klingen gut, sollten aber unbedingt hinterfragt werden.

Zum einen ist eine automatische Planung gar nicht möglich. Wie weiter oben bereits erläutert sind immer persönliche Entscheidungen bzw. Einschätzungen notwendig. Die besten Pläne werden häufig von der Realität überholt. Kunden zahlen oft nicht so wie geplant (so das der Planende neue Fälligkeiten manuell vorgeben muss) oder fallen sogar ganz aus (so das der Planende Zahlungen manuell korrigieren muss). Neukunden, welche diesen Wegfall kompensieren könnten, wollen oft ganz andere Zahlungskonditionen. Allein das zeigt den hohen Komplexitätsgrad.

Dementsprechend kann eine Planung allenfalls automatisiert erfolgen, d.h. es werden einige Fibu- bzw. ERP-Daten direkt importiert, was aber durchaus auch mit Excel problemlos möglich ist (siehe Tipp zu unserem Blogbeitrag weiter unten). Sie merken also, die Unterscheidung automatisch und automatisiert ist keine Haarspalterei, sondern es handelt sich dabei um zwei völlig verschiedene Dinge.

Zum anderen benötigen Sie zusätzliche Informationen, die nicht ohne weiteres in einer Software zur Liquiditätsplanung enthalten sind, sondern ebenfalls erst in diese importiert werden müssen. Dazu zählt neben der unternehmerischen Planung inkl. einer Investitionsplanung (diese liegt in der Praxis häufig sowieso in Excel vor) u.a. der Auftragsbestand, das Bestellobligo oder auch das Wareneingangs-/Rechnungseingangs-Konto.

Unterschiedlich strukturierte Fibu-Daten in Excel importieren

In diesem Blogbeitrag zeigen wir ihnen Schritt-für-Schritt, wie sich in Excel ein automatisierter Import mittels Power Query für 3 Gesellschaften mit jeweils unterschiedlicher Finanzbuchhaltungssoftware (DATEV, Addison und Lexware) umsetzen lässt

Liquiditätsplanung mit Excel erstellen

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass eine gut durchdachte und flexibel aufgebaute Planungs­vorlage für das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel völlig ausreichend ist, um ein entsprechendes Liquiditätsmanagement effizient umsetzen zu können. Excel ist i.d.R. in jedem Unternehmen bereits verfügbar und viele Mitarbeiter – nicht nur im Rechnungswesen – sind mit der Anwendung vertraut, so dass lange Einarbeitungszeiten entfallen. Zeit und Geld die speziell im Fall einer Liquiditätskrise wichtig sein können. Ein weiterer Vorteil von Excel liegt in der hohen Transparenz, d.h. der Nachvollziehbarkeit, wo genau die Werte herkommen bzw. wie diese berechnet werden. Proprietäre Softwareprogramme zur Liquiditätsplanung, unabhängig davon ob als „On Premise“-Lösung oder als SaaS-Anwendung in der Cloud, sind immer zu einem hohen Grad „Black Box“-Systeme, bei denen Sie den Ergebnissen blind vertrauen müssen.

Selbstverständlich ist es nicht möglich an dieser Stelle eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zu geben, wie Sie eine flexible Liquiditätsplanung mit Excel aufsetzen können (im Übrigen sollten Sie an dieser Stelle das Rad auch nicht neu erfinden und bei Null anfangen!). Dennoch wollen wir ihnen in diesem Abschnitt einige Hinweise und Ansatzpunkte liefern, worauf sie achten sollten. Das gilt natürlich nicht nur für Eigenentwicklungen, sondern auch, falls Sie eine der vielen am Markt erhältlichen Planungsvorlagen auswählen bzw. nutzen wollen.

Eine hohe Flexibilität und Transparenz sollte die Zielsetzung für eigentlich jedes Excel-Modell sein. Wir arbeiten daher immer auf Basis des international etablierten FAST-Financial Modelling Standards. (vgl. FAST Standard Organisation, www.fast-standard.org, FAST = Flexible, Appropriate, Structured, Transparent). Der aktuelle Standard kann dort als PDF kostenlos heruntergeladen werden.

Ohne alle Details dieser praxisnahen Grundprinzipien an dieser Stelle zu vertiefen, sind wesent­liche Elemente unter anderem die Trennung von Blättern mit Annahmen, Berechnungen und Er­gebnissen, die konsistente Verwendung von Zellenformatvorlagen, die Nutzung von Hinweis- und Fehlerkontrollzellen sowie möglichst kurzer, prägnanter Formeln.

Im Folgenden wollen wir ihnen einige Ansatzpunkte und Beispiele für eine Eigenentwicklung mit Hilfe von Excel geben. Dabei gibt es natürlich immer viele verschiedene Möglichkeiten wie Sie zum Ziel kommen. Die gezeigten Screenshots stammen aus den beiden Excel-Tools zur Liquiditäts­planung von Financial Modelling Videos:

  1. Liquiditätstool

Einfache Planung auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis

Mehr Infos unter: https://financial-modelling-videos.de/liquiditaetstool/

  1. Liquiditätsplanung PREMIUM

Tagesgenaue Planung mit automatisiertem Import aus Fibu- bzw. ERP-Software

Mehr Infos unter: https://financial-modelling-videos.de/liquiditaetsplanung-premium/

 

Ein mögliches Annahmen-Blatt könnte bspw. wie in Abb. 7.1 dargestellt aussehen.

Abb. 7.1: Basisannahmen für die Liquiditätsplanung

Neben allgemeinen Eingabezellen für den Unternehmensnamen, Planungsverantwortlichen und den Versionsstand der Datei, spielt vor allem das Timing eine wichtige Rolle.

Die Vorlage sollte erstens mit jedem beliebigen Startdatum genutzt werden können und zweitens ist es erforderlich, wegen des rollierenden Charakters, den Zeitpunkt zu bestimmen, bis zu dem bereits IST-Daten vorliegen.

Die klare Bezeichnung ihrer verschiedenen Konten (mit dem Namen des Kreditinstituts oder einer Kontonummer) erleichtert später die Zuordnung und verhindert versehentliche Verwechselungen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Eingaben nur einmal (möglichst an einer zentralen Stelle) in der Datei gemacht werden müssen. D.h. bspw. für die Kontenbezeichnungen, dass diese auf allen anderen Tabellenblättern automatisch wie vorne vorgegeben wieder auftauchen.

Etwas für erfahrene Anwender ist die Ermittlung des jeweils konkreten Startdatums nur aus Jahr, Kalenderwoche und Wochentag an dem die Woche beginnen soll (siehe rote Markierung in Abb. 7.1).

Die Formel lautet dabei:

=DATUM(F10;1;7*F11-3-WOCHENTAG(DATUM(F11;;);3))+VERGLEICH(F12;TEXT({2;3;4;5;6;7;8};"TTT");)-1

Die verlinkten Inputzellen aus dem Beispiel sind rot hervorgehoben.

Alternative: Sie können natürlich auch einfach in einem Kalender nachsehen und das Datum (hier: 8. Nov 2021) händisch eingeben.

Abb. 7.2 zeigt einen möglichen Aufbau der eigentlichen Liquiditätsplanung (hier nur Einzahlun­gen gezeigt). Sichtbar wird insbesondere oben die flexible Zeitleiste für die einzelnen Kalender­wochen sowie unterhalb der Datumswerte ein sog. Zeiger (= Flag) der anzeigt, ob IST-Daten oder Plandaten vorliegen. Eine solche Zeiger-Zelle enthält entweder eine 0 (in diesem Fall sofern IST-Daten vorliegen, z.B. KW45 und KW46 im Beispiel) oder eine 1 (bedeutet hier = PLAN-Daten).

Abb. 7.2: Flexible Zeitleiste und rollierende Darstellung von IST- bzw. PLAN-Daten.

Erstellung einer flexiblen Zeitleiste

Sofern Sie nicht in Kalenderwochen sondern bspw. in Monaten planen wollen empfehlen wir ihnen das kostenlose Video-Tutorial „Modell-Timing“. Es zeigt ihnen Schritt-für-Schritt, wie sie eine flexible Zeitleiste in Excel erstellen können mit der Möglichkeit die Planungsintervalle frei zu wählen (Monate, Quartale, Halbjahre oder Jahre).

Dieses Video ist Bestandteil eines unserer Schulungskurse zum Financial Modelling und kann hier kostenlos in voller Länge angesehen werden:

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Über eine bedingte Formatierung wurde jeweils eine Grau- (bei 0) bzw. ein Blau-Schattierung (bei 1) zugewiesen. Ferner wurde den Eingabezellen ebenfalls eine Grau-Schattierung zugewie­sen, sofern es sich um IST-Daten handelt. Der Grund hierfür ist, dass wir für diese Wochen über die Eingabe der tatsächlichen Kontostände ja bereits IST-Daten vorliegen haben und somit die Plandaten an dieser Stelle nicht mehr benötigt werden (sie müssen aber keine Werte oder Spal­ten löschen, was immer eine potentielle Fehlerquelle sein kann).

Für die Verteilung der OPOS (bei den Einzahlungen aber auch bei den Auszahlungen), die nach persönlichem Ermessen jede Woche neu auf die zukünftigen Wochen verteilt werden müssen, kann man sich schnell eine hilfreiche Funktionalität einbauen (vgl. Abb. 7.3). In dem gezeigten Beispiel lässt sich einfach der Gesamtwert in Zelle E9 eingeben und nach Verteilung über die Kalenderwochen (hier KW47 und folgende) wird direkt angezeigt, ob zu wenig, zu viel oder genau der Gesamtbetrag verteilt wurde.

Abb. 7.3: Verteilung der OPOS – Hilfe durch Kontrollzellen

Zwei Dinge sind bei der Umsetzung zu beachten:

  1. Die Formeln bei „Verteilung?“ und „Delta“ sind identisch. Bei Verteilung nutzen Sie aber ein benutzerdefiniertes Zahlenformat und geben bei Typ z.B. ein:"zu wenig";"zu viel";"Ok"

Bei Bedarf können Sie noch über eine bedingte Formatierung dafür sorgen, dass zu wenig z.B. „in grün“ und zu viel bspw. „in rot“ erscheint.

  1. Die Formel für die Zeilensumme (Zelle K9) darf nicht einfach nur eine Summenfunktion sein, weil ansonsten auch die beiden Werte in KW45 und KW46 mit addiert werden würden. Um nur die Plandaten, also KW47 folgende im Beispiel zu summieren, nutzen Sie einfach die gezeig­te Summenprodukt-Funktion die auf unsere bereits erwähnte Zeiger-Zelle zurück­greift. Dabei handelt es sich bei „BL“ in der Formel um die letzte verwendete Spalte.

Nachdem man für alle Auszahlungspositionen einen ähnlichen Aufbau gewählt hat (hier nicht gezeigt), saldiert man Ein- und Auszahlungen zum Liquiditätssaldo (siehe Abb. 7.4, Zeile 48). Auch hier wird der Saldo wieder mit dem Zeiger-Flag multipliziert, so dass für die IST-Wochen (KW45 + KW46 im Bsp.) ein Null-Wert resultiert. Hier kommt der Wert, wie bereits erwähnt, aus den IST-Daten der Kontoblätter.

Abb. 7.4: Stand- und Veränderung der liquiden Mittel sowie Kontokorrentlinien.

Die liquiden Mittel zum Wochenende ergeben sich aus dem Anfangsbestand und der Verän­derung in der jeweiligen Kalenderwoche (siehe Grundaufbau in Abb. 5.1)

Am Ende der Übersicht werden die aktuellen Kontokorrent-Limite aufgeführt, so dass direkt geprüft werden kann, ob und wann ggf. eine Überschreitung auftritt und Sie handeln müssen. Eine Überschreitung kann man sich erneut über eine auffällig Zeiger-Zelle (siehe Bsp. Zelle O67) anzeigen lassen. Unterhalb dieser Zeile sehen Sie direkt, um wie viel Euro die Linie jeweils überschritten wird.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“

Eine ansprechende Grafik hilft nicht nur die Sachverhalte schneller zu erfassen, sondern zeigt ihnen auch anschaulich die Entwicklung der IST- und PLAN-Werte (vgl. Abb. 7.5).

Abb. 7.5: Grafische Darstellung der Liquiditätsentwicklung und Kontokorrentstände

Sofern Sie das Diagramm dynamisch anlegen, können Sie oder andere Nutzer den Darstel­lungszeitraum völlig frei wählen, die Grafik aktualisiert sich automatisch.

IST-Daten können ggf. farbig hinterlegt werden (im Bsp. gelb => KW45 + KW46). Dies lässt sich über die Nutzung der Daten der Zeiger-Zelle (IST-PLAN) bewerkstelligen. Ergänzen Sie diese Datenreihe einfach auf der Sekundärachse und stellen bei den Achsenoptionen den Wert bei Minimum fest auf 0 sowie den bei Maximum fest auf 1 (die Beschriftung rechts kann anschlie­ßend ausgeblendet werden).

Praktische Hinweise für die Liquiditätsplanung

Prinzip des vorsichtigen Kaufmanns

Eine Liquiditätsplanung ist immer unter dem Aspekt der Sicherheit bzw. des vorsichtigen Kaufmanns zu erstellen. Optimismus ist nicht angebracht und gefährlich.

Zahlungseingänge sind vorsichtig zu planen, zumal der Planende i.d.R. keinen direkten Einfluss auf den Zeitpunkt des Zahlungseingangs hat. Der Kunde kann in dieser Woche zahlen, aber auch in der nächsten Woche oder noch später.

Einnahmen sind in der Regel nur bedingt planbar. Mehr Flexibilität und Handlungsspielraum besteht auf der Auszahlungsseite, also den Kosten.

Gemäß dem Vorsichtsprinzip sollten Zahlungsausgängen tendenziell mit einem zügigen Abgang, Zahlungseingänge eher später geplant werden (konservative Planung).

Einteilung der Kundenforderungen

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sollten für die Liquiditätsplanung in drei Kate­gorien eingeteilt werden:

  1. Sofortzahler – unter Nutzung des Skontoabzuges
  2. Terminzahler – Zahlung innerhalb der maximalen Zahlungsfrist
  3. Säumige Zahler – Zahlung nur nach Zahlungserinnerung und Mahnung

Die „schleppende“ Zahlungsweise bestimmter Kunden muss hier berücksichtigt werden. Nach dem Vorsichtsprinzip (s.o.) sollte der mögliche Zahlungseingang im Zweifel in einer späteren Periode eingeplant werden. Ein drohender Zahlungsausfall (mit hoher Ausfallwahrscheinlichkeit) sollte in der Liquiditätsplanung gar nicht berücksichtigt werden.

Habitualisierung der Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist ein permanenter Prozess, der je nach Situation wöchentlich erfolgen sollte (in Krisensituationen ggf. sogar täglich). Der initiale Schritt ist zwar zunächst zeitaufwendig, insbesondere, wenn nicht auf eine professionelle Vorlage rückgegriffen wird, aber sobald das Grundschema und die Systematik entwickelt sind, hält sich der Zeitaufwand für Aktualisierungen in Grenzen. In der Praxis hängt der jeweilige Aufwand von der Unternehmensgröße ab, sollte aber bei wöchentlichem Turnus nicht länger als ca. 1 bis 2 Stunden Zeit in Anspruch nehmen. Bedenken Sie, dass Sie diese zwei Stunden ggf. vor einer Insolvenz schützen und damit ein gutes Investment sind!

Saisonale Schwankungen und Schätzwerte

Voraussehbare saisonale Schwankungen sollten in der Liquiditätsplanung reflektiert sein. Im produzierenden Bereich sind die Dezemberumsätze wegen der Feiertagsruhe häufig niedrig. Dies führt in nachfolgenden Perioden zu geringeren Zahlungseingängen. Gleiches kann ggf. für die Sommermonate oder Ferienzeiten gelten.

Im Handel ist die Bevorratung für das umsatzstarke Weihnachtsgeschäft i.d.R. deutlich höher als während der übrigen Zeit. Daraus resultiert in dieser Phase ein erhöhter Liquiditätsbedarf.

Nicht exakt bekannte Werte müssen für die Liquiditätsplanung (konservativ) geschätzt werden. Diese Schätzwerte sollten dann in den Folgewochen regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden.

Oft gestellte Fragen zur Liquiditätsplanung (FAQ)

Wie ist die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer zu berücksichtigen (Brutto vs. Netto)?

Während in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) immer nur Nettobeträge, also ohne Umsatzsteuer, berücksichtigt werden, müssen für die Liquiditätsplanung unbedingt auch die Ein- und Auszahlungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer berücksichtigt werden (also Bruttobeträge).

Sie vereinnahmen Brutto-Umsätze und zahlen Brutto-Rechnungen. Sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, wird zusätzlich noch der Saldo aus erhaltener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer (mit zeitlicher Verzögerung) an das Finanzamt abgeführt oder im Fall eines Erstattungsanspruches ausgezahlt.

Wegen der zeitlichen Verschiebung empfiehlt es sich für die Zahlungen im Zusammenhang mit der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung eine separate Position im Liquiditätsplan anzulegen.

Warum ist Umsatz nicht immer gleich Einzahlung?

Den Umsatz bezeichnet man auch als „Erlös“. Betriebswirtschaftlich gesehen handelt es sich dabei um einen Ertrag bzw. eine Einnahme für ihr Unternehmen. In aller Regel weicht aber der tatsächliche Einzahlungsbetrag vom Umsatz ab. Der Grund dafür liegt im Zahlungsverhalten ihrer Kunden (betriebswirtschaftlich: Erhöhung oder Verminderung von Forderungen aus Lieferung und Leistungen). Haben Sie bspw. für Januar Ausgangsrechnungen i.H.v. 1.000 € (= Umsatz) geplant und die Hälfte der Rechnungsempfänger zahlt erst nach 30 Tagen, also im Februar, so verteilen sich die Einzahlungen auf Januar und Februar. D.h. dann für den Januar Umsatz = 1.000 € und Einzahlungen i.H.v. 500 € und für den Februar Umsatz = 0 € aber trotzdem wieder Einzahlungen i.H.v. 500 € (Umsatzsteuer nicht vergessen! => siehe Frage Netto oder Brutto).

PS: Im Grunde gilt ähnliches analog auf der Auszahlungsseite. Ihr Unternehmen kann erhaltene Rechnungen ebenfalls mit einer zeitlichen Verzögerung begleichen, so dass sich die Auszahlung dafür verschiebt und ihre Liquidität damit zunächst positiv beeinflusst.

Verbessern steigende Umsätze immer die Liquidität?

Diese Schlussfolgerung erweist sich in der Praxis leider häufig als Trugschluss. Im Gegenteil, in den meisten Fällen verschlechtert sich zunächst die Liquidität mit Erhöhung der Umsatzerlöse. Der Grund liegt in der Zunahme des sog. „Working Capital“, hier speziell der Kundenforderungen die aufgebaut werden (siehe Frage Umsatz gleich Einzahlung).

In der Regel werden den Kunden Zahlungsziele gewährt, sie müssen aber einen Großteil der Kosten für die Erstellung des Produktes (einschl. Materialkosten oder Wareneinsatz) oder der Dienstleistung (hier vor allem Personalkosten) vorher bezahlen. Also muss für diesen Zeitraum für den zusätzlichen Umsatz zusätzliche Liquidität zur Verfügung stehen. Spezialisten sprechen auch vom sog. Cash Conversion Cycle (= Geldumschlagsdauer). Er zeigt auf, in welcher durchschnittlichen Zeitspanne Zahlungen für Rohmaterialien durch Zahlungen des Endkunden für das Endprodukt wieder ins Unternehmen zurückfließen und misst damit die durchschnittliche operative Kapitalbindung in Tagen.

Was bedeutet freie Liquidität?

Freie Liquidität bezeichnet die verfügbaren Zahlungsmittel, die über das hinausgehen, was zur Deckung von Verbindlichkeiten notwendig ist. Freie Liquidität stärkt die Finanzkraft sowie die Bonität eines Unternehmens und schafft Spielraum für weiteren Erfolg.

Sofern ein kurzfristiger Kontokorrent-Kredit in Anspruch genommen wurde, sollte dieser mit „freier“ Liquidität möglichst schnell zurückgeführt werden, da diese Finanzierungsform extrem teuer ist (hoher Zinssatz).

Mit welchen Maßnahmen kann ich meine Liquidität verbessern?

Nicht nur wenn man z.B. mit Hilfe einer Excel-basierten Liquiditätsplanung eine Liquiditätslücke festgestellt hat, sollten geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Vielmehr gibt es zahlreiche Ansatzpunkte, um auch in wirtschaftlich guten Zeiten sein Liquiditätsmanagement zu optimieren. Das betrifft bspw. die Bereiche Umsatzerlöse und Forderungen (Debitorenmanagement), Materialbeschaffung und Lagerbestände (Working Capital Management), aber auch Verbindlichkeiten, laufende Darlehen und Dauerschuldverhältnisse und reicht bis zur internen Prüfung der Liquidierbarkeit etwaiger Vermögensgegenstände.

Dabei gilt es, am besten auf Basis einer Checkliste einzelne Maßnahmen auf ihre Umsetzbarkeit im eigenen Unternehmen strukturiert zu prüfen und abzuarbeiten. Unterscheiden lassen sich dabei kurzfristig wirksame Aktivitäten, die natürlich im Krisenfall zuerst umgesetzt werden sollten, sowie mittel- bis langfristig wirkende Maßnahmen, die vor allem im Rahmen eines strategischen Liquiditätsmanagements im Fokus stehen sollten.

Da eine umfassende Auflistung aller Maßnahmen den Rahmen dieses Beitrages sprengen würde, haben wir einen separaten Beitrag zu Thema Liquiditätssicherung bzw. -verbesserung erstellt. Welche verschiedenen Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität eines Unternehmens Bilanzbuchhalter und Controller im Rahmen des Finanzmanagements prüfen und anwenden sollten, finden Sie hier.

Schlussbemerkung

Excel bietet eine nahezu unbegrenzte Flexibilität für eigene Anpassungen und Erweiterungen. Sofern dabei bestimmte Grundprinzipien für die Erstellung von Finanzmodellen eingehalten werden, erhalten Sie eine leistungsfähige Tabellenvorlage zur Planung, Überwachung und Steuerung ihrer Liquidität einschließlich grafischer Übersichten. Wie wir erläutert haben, lassen sich auch mit Excel große Datenmengen (z.B. offene Posten-Listen) automatisiert mit Hilfe von Power Query aus vorhandenen Fibu- bzw. ERP-Systemen schnell und einfach importieren.

Bedenkt man, dass eine professionelle Umsetzung und Darstellung der Liquiditätsplanung nicht nur die Glaubwürdigkeit der Planung selber, sondern auch die ihres Unternehmens insgesamt erhöhen kann, sollten Sie überlegen, ob Sie wirklich alles komplett selber erstellen möchten.

Sinnvoller erscheint es, auch vor dem Hintergrund ihrer eigenen Opportunitätskosten, eine gute Excel-Vorlage als Ausgangspunkt zu verwenden und diese dann allenfalls geringfügig an ihre unternehmensspezifischen Belange anzupassen.

Fimovi bietet dazu zwei unterschiedliche Tools an. Beide werden auf dieser Webseite ausführlich beschrieben. Die PREMIUM-Variante kann sogar kostenlos 3 Wochen lang mit allen Funktionen getestet werden. Erfinden Sie das Rad nicht neu!

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