Gestartet als reines Planungstool eignet sich das Excel-Finanzplan-Tool PRO mittlerweile bei Bedarf auch zu Controlling-Zwecken. Es besteht die Möglichkeit (nicht Notwendigkeit) auf dem Blatt „GuV-IST“ die tatsächlichen Daten (= IST-Daten) der Gewinn- und Verlustrechnung für die einzelnen Monate einzupflegen, so dass anschließend automatisch eine Abweichungsanalyse für 1. den aktuellen Monat, 2. für den Zeitraum Geschäftsjahresbeginn bis zum aktuellen Monat (= year-to-date) sowie 3. eine Vorschau, d.h. IST-Daten bis zum aktuellen Monat und Plan-Daten für die verbleibenden Monate des Geschäftsjahres durchgeführt wird (Blatt “GuV-Soll-IST-Analyse“). Zusätzlich wird eine detaillierte Vorschau auf Monatsbasis für das aktuelle Geschäftsjahr berechnet, die ebenfalls ausgedruckt werden kann (Blatt “GuV-Vorschau“).
Im ersten Schritt ist auf dem Blatt "Annahmen" im Abschnitt "Planungshorizont für die Finanzplanung" den Zeitpunkt einzustellen, bis zu dem IST-Daten vorhanden sind (bzw. eingegeben werden). Der hier eingestellte Monat ist gleichzeitig der aktuelle Reporting Monat auf dem Blatt “GuV-Soll-IST-Analyse“. Sind für einen ausgewählten Monat noch keine IST-Daten enthalten, bekommen Sie einen Hinweis neben der Eingabezelle, außerdem sind die Werte auf dem Blatt “GuV-Soll-IST-Analyse“ in den Spalten für „Monat“ gleich 0 bzw. leer. Im zweiten Schritt sind die IST-Daten auf dem Blatt "GuV-IST" in die entsprechend formatierten Inputzeilen einzutragen. Die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung entspricht der der anderen Blätter. Hinweis: Umbenennungen, d.h. eine Veränderung einzelner Bezeichnungen, in der Master-GuV wirken sich auch auf dem Blatt "GuV-IST" direkt aus und Sie sparen Arbeit und Zeit, da Sie nicht doppelt im Tool umbenennen müssen. Aber: Sofern Sie größere Modifikationen vornehmen, d.h. z.b. zusätzliche Positionen in der GuV einfügen, dann müssen Sie (nur wenn Sie die Controlling-Funktionalitäten nutzen wollen) auch die drei Blätter "GuV-IST", "GuV-Soll-IST-Analyse" sowie "GuV-Vorschau" entsprechend anpassen. Weiter unten auf dem Blatt "GuV-IST" wird für die gesamte Planungsperiode automatisch die Vorschau berechnet. Hier muss nichts von Ihnen eingegeben werden. Die Daten werden zur Konsolidierung auf den anderen Blättern benötigt (muss aber ebenfalls angepasst werden bei größeren Modifikationen in der GuV, siehe Hinweis oben).
|
Auf dem Blatt "GuV-Soll-IST-Analyse" befindet sich die ausdruckbare Soll-IST-Abweichungsanalyse für den letzten Monat mit IST-Daten, für die Zeitraum "year-to-date" sowie die neue Vorschau mit der Kombination der eingegebenen IST-Daten mit Plandaten für die restlichen Monate des Geschäftsjahres. Auf diesem Blatt gibt es lediglich eine einzige Eingabemöglichkeit am unteren Rand der Tabelle, wo vorgegeben werden kann, ab welcher relativen Abweichung die entsprechenden Ampel-Symbole (= Pfeile) ihre Farbe wechseln. Werden diese intuitiven Indikatoren nicht gewünscht, können Sie die Spalte vor dem Ausdruck einfach durch „Klick“ auf das Minuszeichen oben ausblenden. Weitere Eingaben sind nicht erforderlich. Die beiden für den Druck vorbereiteten Blätter “GuV-Soll-IST-Analyse“ und „GuV-Vorschau“ sind ebenfalls fertig für eine zweisprachige Ausgabe (Deutsch und Englisch je nach Einstellung auf dem Blatt „Annahmen“) vorbereitet. |